Il Regolamento delle sagre e feste paesane e rionali del Comune di Arezzo prevede, ai sensi dell'art. 9, che tali manifestazionie potranno svolgersi a seguito dell'avvenuto inserimento delle stesse in un calendario annuale approvato dalla Giunta Comunale con proprio atto deliberativo.
I soggetti organizzatori tramite modulistica online, entro il 31 dicembre di ciascun anno, apposita richiesta di inserimento della sagra/festa paesana o rionale (in seguito definite anche solo “sagre”) nel calendario dell'anno successivo. Qualora il numero di richieste di inserimento nel calendario delle sagre sia superiore a 16, verranno accolte con priorità le istanze relative a manifestazioni con il numero maggiore di edizioni svolte, in caso di parità, le richieste verranno accolte secondo l’ordine di arrivo al protocollo del Comune di Arezzo.
Le sagre devono avere come scopo la promozione di un prodotto tipico, di cui all’art. 3 del regolamento in materia, o delle tradizioni folcloristiche, culturali, religiose e/o enogastronomiche del nostro territorio, non possono avere fini di lucro e gli utili raccolti devono essere destinati esclusivamente allo svolgimento delle attività istituzionali dei soggetti promotori, alla beneficenza, alla realizzazione di interventi di miglioria nelle sedi dei soggetti organizzatori (CAS, società sportive, ecc.).
Ai fini di una gestione economica trasparente, il soggetto organizzatore è obbligato a redigere ed a trasmettere in allegato una relazione dettagliata sugli scopi finali della manifestazione e gli obiettivi preventivati a cui sono destinati i proventi. A tal proposito è fatto obbligo al soggetto organizzatore redigere e inviare, in allegato alla richiesta di inserimento nel calendario annuale, il rendiconto consuntivo dell’ultima edizione della sagra, redatto da un revisore contabile o da un commercialista unitamente all'utilizzo ed alla destinazione degli utili. Il mancato invio di tale documentazione, in quanto titolo di trasparenza e chiarezza, pregiudicherà l’accettazione della domanda di inserimento della stessa nel calendario annuale. Unitamente al rendiconto consuntivo dovrà essere inviato anche un bilancio preventivo relativo all'edizione per la quale si richiede l'inserimento nella programmazione annuale, con indicata la destinazione dei fondi che si presume vengano raccolti. Gli scopi sociali e gli obiettivi a cui sono destinati i proventi, oltre che allegati alla domanda di inserimento nel calendario unitamente alla documentazione contabile sopra ricordata, dovranno essere resi pubblici mediante apposita affissione presso l’area di svolgimento dell’evento. Tali bilanci verranno successivamente pubblicati nel sito del Comune di Arezzo unitamente al calendario delle sagre relativo all'anno in corso.
