Protocollo e carteggio generale (1866-1960)

Vedi anche inventari analitici:

• 1866-1900, a cura di Cini, A. Moriani e L. Sacchini
• 1900-1928, a cura di P. Graglia, A. Lombardi, A. Moriani e R. Vellati
• 1929-1954, a cura di P. Graglia e R. Vellati
• 1955-1960, a cura di P. Graglia e R. Vellati

L'archivio¹ si articola nelle tre serie dei Protocolli della corrispondenza, degli Indici alfabetici dei protocolli e del Carteggio generale degli affari.

L'uso di protocolli per la registrazione giornaliera della corrispondenza con l'esterno, in arrivo e in partenza, o intercorsa tra uffici interni del Comune, risulta stabilito già nel regolamento di attuazione della legge comunale del 1865, e confermato in quelli successivi, redatti tra il 1889 e il 1911². Disposizioni più dettagliate sono contenute nella circolare ministeriale del 1897³, in cui si specifica che l'operazione dovesse eseguirsi "registrando con numero progressivo tutte le carte, le memorie, i provvedimenti, anche di iniziativa dell'ufficio" su registri di protocollo da rinnovarsi annualmente, indicando per ogni atto: la data di arrivo o di partenza, il mittente, il destinatario, l'oggetto e l'indice di classificazione (categoria, classe e fascicolo).

Gli indici alfabetici dei registri di protocollo risultano costituire una serie autonoma solo a partire dal 1883: gli anni 1866-1878 sono rilegati all'interno dei corrispondenti registri di protocollo, mentre gli anni 1910-1913 sono nel registro di protocollo del 1910.

Il Carteggio generale degli affari è la serie che raccoglie la maggior parte del materiale: essa è formata dalle pratiche degli affari riconducibili ai molteplici settori di attività del Comune, raggruppate secondo l'anno di archiviazione. Le indicazioni relative all'organizzazione del carteggio generale risalgono al 1897, quando il Ministero dell'interno detta una serie di "istruzioni per la tenuta del protocollo e dell'archivio" per rendere uniformi i criteri di classificazione e archiviazione degli atti⁴: si dispose che tutti gli atti spediti o ricevuti dai Comuni venissero assegnati ad una delle quindici "categorie" di classificazione fissate nel "titolario d'archivio" allegato alla circolare e individuate come corrispondenti ai principali settori di competenza delle amministrazioni comunali. Le diverse categorie sono suddivise in classi, corrispondenti a particolari gruppi di affari, nel cui ambito si devono raggruppare i fascicoli relativi ai singoli affari prodottisi concretamente. Nel trentennio precedente l'adozione della normativa ministeriale, gli archivisti del Comune di Arezzo avevano, però, elaborato un sistema di classificazione del carteggio secondo uno schema di ripartizione della documentazione per materie che, mutuando un termine introdotto solo successivamente, possono essere indicate come "categorie" e fondato anch'esso sull'individuazione delle diverse attività comunali e sottoposto nel corso degli anni a notevoli modificazioni e specificazioni.

Il titolario d'archivio adottato nel 1866 e rimasto in vigore per un decennio, comprendeva nove categorie: Affari diversi, Lavori pubblici, Culto e cimiteri, Demanio e tasse, Elezioni, Istruzione pubblica, Polizia urbana e rurale - Sicurezza pubblica, Leva e affari militari e Spedali cui corrispondevano altrettanti fascicoli annuali. La categoria Affari diversi è la più consistente: vi sono confluiti tutti gli atti non immediatamente riconducibili a settori di competenza specificatamente individuati, e in particolare quelli relativi all'attività consiliare e di Giunta, al personale dell'amministrazione, allo stato civile e a quelle competenze in materia di assistenza e beneficenza che non comportando rapporti con le istituzioni ospedaliere non rientravano direttamente nella relativa categoria. Nel 1876 viene modificato lo schema di classificazione nel senso di una maggiore puntualizzazione delle competenze; il nuovo titolario è strutturato in tredici categorie: Amministrazione comunale, Elezioni, Istruzione pubblica, Leva e servizio militare, Pesi e misure, Opere pie e beneficenza, Igiene pubblica, Sicurezza pubblica, Lavori pubblici, Finanze - demanio - imposte e tasse, Polizia municipale, Dazio di consumo, Agricoltura - industria - commercio, che diventano quattordici già l'anno successivo con l'aggiunta di Oggetti diversi.

Nel 1879 viene introdotta la ripartizione sistematica degli atti in fascicoli intitolati ai singoli affari nell'ambito di ciascuna categoria con una modifica, quindi, dell'indice di classificazione dei documenti, che introduce anche il numero del fascicolo. In questo contesto viene abolita la categoria del Dazio di consumo: la documentazione relativa andò a costituire un fascicolo particolare nel settore Finanze, demanio, imposte e tasse, sostituita da quella dedicata agli affari di Culto (manutenzione delle fabbriche parrocchiali, rapporti con gli enti ecclesiastici); viene inoltre specificato il settore dedicato ai rapporti con l'Amministrazione giudiziaria (manutenzione delle sedi dei tribunali e delle carceri), facendo salire a quindici il numero complessivo delle categorie. Nel 1884, infine, venne aggiunta una nuova categoria, specificatamente dedicata al carteggio in materia di Stato civile, fino ad allora archiviato tra gli Oggetti diversi.

Dopo quest'ultima importante variazione lo schema di classificazione del carteggio generale degli affari rimase in vigore fino all'aprile 1900, quando anche il Comune di Arezzo si adeguò alla normativa emanata nel 1897 dal Ministero dell'Interno. Il Carteggio risulta organizzato in quindici categorie: I Amministrazione, II Opere pie e beneficenza, III Polizia urbana e rurale, IV Sanità ed igiene, V Finanze, VI Governo, VII Grazia, giustizia e culto, VIII Leva e truppe, IX Istruzione pubblica, X Lavori pubblici poste - telegrafi, telefoni, XI Agricoltura, industria e commercio, XII Stato civile, censimento, statistica, XIII Esteri, XIV Varie, XV Sicurezza pubblica. Accanto⁵ alle categorie - il cui numero e intestazione non sono suscettibili di modifiche, ma soltanto di eventuali aggiunte - e alle classi, veniva previsto l'utilizzo del "fascicolo" per ciascun affare di ogni classe all'interno del quale andavano riuniti "in ordine di data e di numero gli atti ricevuti e le minute di quelli spediti, le memorie e gli studi che al medesimo [affare] si riferiscono. Il fascicolo rappresenta, quindi, un'articolazione della classe e avrebbe dovuto costituirsi ogni qualvolta ci fosse stato un affare particolare oppure un affare riferito a singole persone. In realtà, a partire dal 1900 avviene un metodico utilizzo del fascicolo secondo una griglia rigida e predeterminata, fascicolo che viene creato comunque anche quando l'affare relativo non ha dato luogo a produzione di atti per l'anno considerato; per quanto riguarda, inoltre, i fascicoli ad personam, essi sono indicati per la maggior parte come sotto-fascicoli intestati all'interno di altri fascicoli.

Dal 1913 il titolario d'archivio subisce delle modificazioni sostanziali, pur mantenendo ferme le quindici categorie indicate dal ministero, aumentando e variando il numero e il nome delle classi delle categorie III Polizia urbana e rurale, IV Sanità e igiene, VII Grazia, giustizia e culto, VIII Leva e truppe, XI Agricoltura, industria e commercio.

 

• Protocolli generali della corrispondenza (1866-1960), u.a. 174 Aa6.1-7.4

Regg.

• Indici rubricati dei protocolli della corrispondenza (1880-1960), u.a. 60 Aa7.4-6

Regg.: 1880; ...; 1883-1909; ...; 1914-1916; ...; 1919-1960.

• Carteggio generale degli affari (1870-1960), u.a. 1840 Aa8.1- Ca8.5

Bb. nn. 1-1840, add. 1-6: 1866-1869 frammentari, 1870-1871, 1872 incompleto, 1873, 1874 incompleto, 1875-1951, 1952 incompleto, 1953-1960.

 

Vedi anche: Protocollo e carteggio generale (1961-1989) u.a. 373

 

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