Informativa Privacy Servizi Demografici e Statistica

INFORMATIVA PRIVACY (REGOLAMENTO U.E. N. 679/2016 )
UFFICIO  SERVIZI DEMOGRAFICI E STATISTICA DEL COMUNE DI AREZZO

Il Comune di Arezzo, in qualità di titolare, tratterà i dati personali (ivi compresi i dati comuni, sensibili, giudiziari o cd. particolari, d'ora in poi per comodità detti genericamente dati personali) che si riferiscono a colui che verrà in contatto o avrà rapporti giuridici con l’Ufficio Servizi Demografici e Statistica secondo quanto previsto dal combinato normativo di cui al Regolamento in materia di protezione dei dati personali (UE) 2016/679 (di seguito “GDPR”) e al D.Lgs. 30 giugno 2003, n. 196 così come modificato dal D.Lgs 10 Agosto 2018, n.101(c.d. Codice in materia di protezione dei dati personali).

A tale scopo si forniscono agli interessati al trattamento le seguenti informazioni.

TITOLARE DEL TRATTAMENTO

TITOLARE del TRATTAMENTO è il COMUNE di AREZZO (con sede in piazza della Libertà n. 1 - 52100 Arezzo; PEC: comune.arezzo@postacert.toscana.it; Centralino: +39 05753770).

RESPONSABILE DELLA PROTEZIONE DEI DATI (DPO o RPD)

Il Responsabile della Protezione Dati (RPD) è raggiungibile  al seguente indirizzo PEC rpd.comunearezzo@postacert.toscana.it o alla mail privacy@comune.arezzo.it; Centralino: +39 05753770.

LUOGO DEL TRATTAMENTO
I dati raccolti sono trattati presso la sede del Titolare.

BASE GIURIDICA DEL TRATTAMENTO

Il Comune di Arezzo tratterà i dati personali conferiti o acquisiti presso banche dati istituzionali, interne ed esterne nazionali, con modalità prevalentemente informatiche e telematiche, per le finalità di interesse pubblico relative all'espletamento dei procedimenti dell’Ufficio Servizi Demografici e Statistica di seguito indicati:

PROCEDIMENTI DI GESTIONE DELL’ANAGRAFE

Normativa di riferimento: Codice civile artt. 43-47, 74-78; L. 1228/1954; Reg. anagrafico DPR 223/1989; Circolare Ministero Interno n. 9/2012; Metodi e norme serie B n.29 e 1992 ISTAT; D.L. 5/2012 conv. L. n. 35/2012; D.L. 47/2014 conv. in L. n. 80/2014; L. 470/1988 (anagrafe e censimento degli italiani all’estero); DPR 323/1989 (Regolamento sull’anagrafe e il censimento degli italiani all’estero); D.Lgs 286/1998; DPR 394/1999; D.Lgs 30/2007; D.L. 22/2019; Legge 722/1954 (Ratifica della Convenzione relativa allo status di rifugiati firmata a Ginevra il 28/07/1951); D.Lgs. 25/2008 (Attuazione della direttiva 2005/85/CE recante norme minime per le procedure applicate negli Stati membri ai fini del riconoscimento e della revoca dello status di rifugiato); D.Lgs. 142/2015; Circolare Ministero Interno 15/2018; L. 76/2016; L. 241/1990; DPR 445/2000; 

• mutazione anagrafica per Cambio di abitazione all'interno del Comune;
• mutazione anagrafica per immigrazione, emigrazione, cancellazione;
• Gestione dell’AIRE (anagrafe italiani residenti all'Estero) e relative variazioni;
• rilascio di ogni tipo di certificazione o attestazione riferita ai dati depositati presso l’archivio anagrafico cartaceo e digitale;
• Dichiarazione di conferma o di verifica della dimora abituale di residenti;
• Autentiche di firma, autentica di sottoscrizione di dichiarazione sostitutiva di atto notorio di competenza dell'Ufficiale di Anagrafe, autentica di documenti, anche presso il domicilio per i cittadini impossibilitati a recarsi in Ufficio;
• Convivenze anagrafiche: istituzione, modifiche, cessazione;
• Dichiarazione di Convivenza di Fatto;
• Richiesta di variazione di dati anagrafici;
• Statistiche demografiche;
• Attivazione accesso informatico alla banca dati anagrafica dei cittadini residenti;
• Gestione anagrafe dei pensionati;

PROCEDIMENTI DI GESTIONE DELLA TOPONOMASTICA

Normativa di riferimento: Codice civile artt.43-47, 74-78;  L.  anagrafica 1228/1954; Reg.  anagrafico DPR  223/1989; Metodi e norme serie B n. 29 e 1992 ISTAT

• Attribuzione di nuovo numero civico
• Revisione toponomastica
• Intitolazione nuove aree di circolazione

PROCEDIMENTI ELETTORALI

Normativa di riferimento; L. 8/3/1951 n. 122; L. n. 287 10.04.1951 (giudici popolari); D.P.R. 30/3/1957 n. 361; D.P.R. 16/5/1960 n. 570; DPR 223/1967; L. 17/2/1968 n. 108; L. 25/5/1970 n. 352; L. 24/1/1979 n. 18; L. n. 95 del 08.03.1989 (scrutatori); Legge 21/3/1990 n. 53 (certificazioni elettorali, Presidenti di seggio); L. 104/1992 (voto assistito); D.Lgs. 30/12/1993 n. 533; DPR n. 299 del 08.09.2000 (tessere elettorali); Legge n. 17 del 5/02/2003 (voto assistito); Legge 27/01/2006 n. 22 e Legge 46/2009 (voto domiciliare);

• Domanda di voto domiciliare;
• Domanda annotazione voto assistito;
• Formazione e tenuta degli albi Giudici Popolari, Presidenti di seggio e Scrutatori;
• Rilascio certificazioni elettorali anche a sottoscrittori liste candidati, referendum, e proposte di legge d'iniziativa popolare;
• Rilascio tessera elettorale;
• Rilascio copie liste elettorali;
• Pubblicazione degli adempimenti a seguito di revisione delle liste elettorali

PROCEDIMENTI DI GESTIONE DELLA LEVA MILITARE

Normativa di riferimento: Decreto Legislativo n. 66 del 15/03/2010 D.M. 20.9.2004

• Rilascio certificazioni esito di leva;
• Rilascio certificati di iscrizione nella lista di leva;
• Formazione della Lista di Leva, per anno di nascita degli iscritti, nonostante che questi siano sospesi dalla chiamata alle armi;

PROCEDIMENTI DI NOTIFICA E PUBBLICAZIONE ATTI

Normativa di riferimento: DPR 396/2000, L.470/1988, L. 69/2009; DPR 600/1973;

• Pubblicazione all’Albo pretorio on line;
• Notificazione atti Artt. 138 e ss. c.p.c.;

PROCEDIMENTI DI GESTIONE DELLO STATO CIVILE

Normativa di riferimento: Artt. 48-73 e 82-142 Codice Civile; L. 1159 del 24.06.1929; R.D. 289 del 28.02.1930; L.241/1990; Legge n. 91 del 5.2.1992; L. 218 del 31.05.1995; DPR 572 del 12.10.1993; Legge 94 del 15.7.2009; Legge n. 91 del 5.2.1992; DPR 396 del 3.11.2000; L. 76/2016 (unioni civili); L.162/2018 (separazione e divorzio);

• Formazione di tutti gli atti di Stato Civile, che vengono registrati e conservati nel Comune riguardanti la cittadinanza, la nascita, i matrimoni, le unioni civili, separazioni, divorzi e la morte;
• Pubblicazioni di matrimonio civile o religioso;
• Celebrazione di matrimoni civili ed unioni civili;
• Rilascio di estratti e certificati di nascita, morte, matrimonio e cittadinanza;
• Trascrizione atti per eventi di stato civile avvenuti in altro Comune;
• Trascrizione di adozioni e di tutti gli atti provenienti dall'estero, anche su richiesta degli interessati;
• Trascrizione sentenze, decreti e rettifiche;
• Accoglimento delle istanze per il riconoscimento di un figlio e per la riconciliazione dei coniugi;
• Raccolta e conservazione dei testamenti biologici;
• Negoziazione assistita ed Accordo di separazione e di divorzio;
• Costituzione unione civile;

PROCEDIMENTI DI RILEVAZIONE STATISTICA

Normativa di riferimento: Regio Decreto Legge n. 222/1927; L. n. 689/1981; D. Lgs. 9.6.1989 n. 322, artt. 7, 11 e 13; L. n. 689/1981, art.2222 Codice Civile

• Indagini Istat campionarie di rilevazione statistica sulle famiglie;
• Indagine mensile sulla rilevazione dei prezzi al consumo;
• Censimento della popolazione e delle abitazioni;
• Censimento delle istituzioni pubbliche;
• Censimento dell’agricoltura,
• Accertamento violazione obbligo di risposta rispetto ad indagine censuaria o statistica ed avvio procedura sanzionatoria;
• Individuazione rilevatori statistici e censuari;

In base al seguente combinato disposto normativo: Reg.  679/2016, Codice di deontologia e di buona condotta per il trattamento dei dati personali a scopi statistici e di ricerca scientifica, effettuati nell’ambito del Sistema Statistico Nazionale (Allegato A.3 del D. Lgs. 196/2003 Provvedimento del Garante n. 13 del 31.07.2002), D. Lgs.196/2003 come modificato dal D.Lgs 10 agosto 2018 n.101:

• titolare del trattamento dei dati personali per le attività di rilevazione statistica promosse dall’Istat è l'Istat,
• Responsabili del trattamento dei dati personali ai sensi dell'art.28 del reg. UE n. 679/2016 sono, per le operazioni di rispettiva competenza, il Direttore Centrale dell'Istat per le Statistiche sociali e il Censimento della popolazione e il Direttore centrale per la Raccolta dei dati, i Responsabili degli Uffici Territoriali di Censimento, degli Uffici provinciali di Censimento e degli Uffici Comunali di Censimento.

Con la sottoscrizione del contratto di affidamento dell’incarico di esecuzione dell’indagine statistica , il Rilevatore è designato , ai sensi e secondo quanto previsto dell'art. 4 n.10 del reg. UE n. 679/2016, ,”Terzo soggetto incaricato del trattamento dei dati personali” ed in quanto tale deve attenersi alle istruzioni contenute nel contratto dirette a garantire il buon andamento delle attività censuarie ed il rispetto della normativa in materia di protezione dei dati personali e di tutela del segreto statistico.

INTERESSATI:

Gli interessati sono tutti coloro che risultano registrati negli archivi dell’Ufficio Servizi Demografici e Statistica: cittadini italiani, cittadini dell'Unione europea, cittadini extra UE, residenti e non nel Comune di Arezzo che a qualunque titolo, abbiano avuto rapporti con l’ufficio.La persona fisica, vivente, identificata o identificabile, i cui dati sono oggetto di trattamento. Per i defunti e per le persone giuridiche restano valide, oltre alle norme riguardo la correttezza ed il segreto d’ufficio, le norme nazionali del “vecchio” D.Lgs.196/2003. Il Regolamento specifica, all’art. 3, che si considerano interessati tutti quanti risiedono nell’Unione o i cui dati sono trattati all’interno dell’Unione.

TIPOLOGIA DI DATI PERSONALI TRATTATI

Dati identificativi, dati sanitari che rivelano lo stato di salute, dati biometrici (v. GDPR, art. art. 4 n. 14 e 15), dati genetici; i dati sanitari sono rivelati di norma da certificati che potranno anche essere stampati o trasferiti su supporti rimovibili (i dati sanitari sono necessari ad es. per il matrimonio in imminente pericolo di vita, nomina amministratore di sostegno, tutore e curatore, autentiche di firma e carte d'identità a domicilio); dati sensibili riguardanti convinzioni religiose o filosofiche, orientamento sessuale; dati relativi a condanne penali.

FINALITA’ E MODALITA’ DEL TRATTAMENTO

Il trattamento è connesso all'esecuzione dei propri compiti di interesse pubblico o comunque connessi all'esercizio dei propri pubblici poteri, ivi incluse le finalità di archiviazione. Il conferimento ed il trattamento dei dati sono stabiliti per legge e quindi non necessitano di previa richiesta di consenso.

Il conferimento dei dati presenti nei campi NON contrassegnati da asterisco è obbligatorio: il loro mancato inserimento comporta la non ricevibilità della domanda.

Il rilascio dei dati presenti nei campi contrassegnati da asterischi (**) è facoltativo: pur potendo risultare utile per agevolare i rapporti con il Comune, e la loro mancata indicazione non pregiudica il completamento del procedimento.

Trattandosi di rilevante interesse pubblico appositamente disciplinato da leggi dello Stato e regolamento, il trattamento NON è basato e non necessita di consenso.

MODALITÀ DI TRATTAMENTO DEI DATI

Il trattamento sarà svolto in forma automatizzata e/o manuale, nel rispetto di quanto previsto dall’art. 32 del GDPR 2016/679 e delle misure minime di sicurezza previste per le P.A.

Il trattamento dei dati personali avviene in modo lecito e corretto, ispirato ai principi di necessità, correttezza, liceità, trasparenza, tutela della riservatezza, pertinenza e non eccedenza o minimizzazione dei dati rispetto alle finalità del trattamento, fermo restando gli obblighi di cui è ulteriormente onerato il titolare del trattamento in tema di riservatezza e la loro diffusione o comunicazione è limitata ai casi prescritti dalle vigenti leggi, regolamenti o dalla normativa comunitaria.

• I dati personali sono di norma forniti direttamente dall'interessato.
• I dati personali, oggetto di trattamento per le finalità sopra indicate, potranno essere trattati sia a mezzo di archivi cartacei, che a mezzo archivi informatici o telematici e, comunque, con modalità strettamente necessarie a far fronte alle finalità sopra indicate.
• I dati personali saranno trattati dal Comune, dagli enti che operano con il Comune in regime di convenzione, dai rilevatori statistici incaricati espressamente designati come “Terzo soggetto autorizzato al trattamento dei dati personali” e da tutti coloro che operano per conto del comune (lavoratori a tempo determinato, civilisti, tirocinanti, ecc)
• Il titolare, gli incaricati ed i responsabili o delegati (se presenti) adottano misure di protezione per garantire la corretta conservazione ed il corretto uso dei suddetti dati, nel rispetto del GDPR.
• Si ricorda che ai sensi dell'art. 4 n. 2 GDPR il trattamento dei dati è qualsiasi operazione o insieme di operazioni, compiute con o senza l'ausilio di processi automatizzati e applicate a dati personali o insiemi di dati personali, come la raccolta, la registrazione, l'organizzazione, la strutturazione, la conservazione, l'adattamento o la modifica, l'estrazione, la consultazione, l'uso, la comunicazione mediante trasmissione, diffusione o qualsiasi altra forma di messa a disposizione, il raffronto o l'interconnessione, la limitazione, la cancellazione o la distruzione.

CONSERVAZIONE DEI DATI

Le segnaliamo che, nel rispetto dei principi di liceità, limitazione delle finalità e minimizzazione dei dati, ai sensi dell’art. 5 GDPR 2016/679, i Suoi dati personali saranno conservati per il periodo di tempo necessario per il conseguimento delle finalità per le quali sono raccolti e trattati.

COMUNICAZIONE E DIFFUSIONE DEI DATI

I dati personali saranno trattati dalla pubblica amministrazione e da terzi responsabili esterni che operano con la stessa (a titolo esemplificativo: Prefettura, Procura, Questura, Tribunale, Ospedali (ASL), Case di Cura e/o Case di Riposo ecc.)

I dati non saranno diffusi, fatte salve le comunicazioni necessarie per l’esercizio dei propri compiti istituzionali che possono comportare il trasferimento di dati ad enti pubblici, a consulenti o ad altri soggetti per l’adempimento degli obblighi di legge.

DIRITTI DELL'INTERESSATO E DATI RDP

In ogni momento, gli interessati potranno esercitare, ai sensi dell’art. 7 del D.Lgs. 196/2003 e degli articoli dal 15 al 22 del Regolamento UE n. 2016/679, il diritto di:

1. chiedere la conferma dell’esistenza o meno di propri dati personali;
2. ottenere le indicazioni circa le finalità del trattamento, le categorie dei dati personali, i destinatari o le categorie di destinatari a cui i dati personali sono stati o saranno comunicati e, quando possibile, il periodo di conservazione;
3. ottenere la rettifica e la cancellazione dei dati;
4. ottenere la limitazione del trattamento;
5. ottenere la portabilità dei dati, ossia riceverli da un titolare del trattamento, in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico, e trasmetterli ad un altro titolare del trattamento senza impedimenti;
6. opporsi al trattamento in qualsiasi momento ed anche nel caso di trattamento per finalità di marketing diretto;
7. opporsi ad un processo decisionale automatizzato relativo alle persone fisiche, compresa la profilazione;
8. chiedere al titolare del trattamento l’accesso ai dati personali e la rettifica o la cancellazione degli stessi o la limitazione del trattamento che lo riguardano o di opporsi al loro trattamento, oltre al diritto alla portabilità dei dati;
9. proporre reclamo a un’autorità di controllo.

Gli interessati possono esercitare i propri diritti con richiesta scritta inviata all’indirizzo mail privacy@comunearezzo.it

Gli interessati hanno il diritto di chiedere al titolare del trattamento l'accesso ai dati personali e la rettifica o la cancellazione degli stessi o la limitazione del trattamento che li riguarda o di opporsi al trattamento (artt. 15 e ss. del RGPD). L'apposita istanza al Comune di Arezzo è presentata contattando il Responsabile della protezione dei dati (RPD) presso il Comune di Arezzo (Piazza della Libertà n. 1, 52100, Arezzo; email: rpd@comune.arezzo.it   PEC: rpd.comunearezzo@postacert.toscana.it ; Centralino: +39 05753770).

Gli interessati, ricorrendone i presupposti, hanno, altresì, il diritto di proporre reclamo al Garante quale autorità di controllo secondo le procedure previste.