INFORMATIVA PRIVACY
AI SENSI DELL’ART. 12 e ss. REGOLAMENTO UE 679/2016
E DEL D. LGS. N. 196/2003 COME MODIFICATO DAL D. LGS. N. 101/2018
GARANZIA DI PROTEZIONE E RISERVATEZZA DEI DATI PERSONALI
Servizio Welfare, Educazione e Servizi al Cittadino /Ufficio Servizi Demografici e Statistica
Il Comune di Arezzo è da sempre molto attento a preservare la riservatezza e tutelare i dati personali.
Ai sensi del nuovo Regolamento UE 679/2016, in ossequio al principio di responsabilizzazione, qualsiasi trattamento di dati personali deve essere lecito, corretto e trasparente.
Tali principi implicano che l’interessato sia informato dell’esistenza del trattamento, delle sue finalità e dei diritti che può esercitare.
In tale ottica, Vi chiediamo di prendere visione della seguente informativa.
Il Comune di Arezzo, nella sua qualità di Titolare del trattamento dei dati, in persona del legale rappresentante pro-tempore, ai sensi e per gli effetti del Regolamento UE 679/2016, con la presente informa gli interessati che i dati personali raccolti e/o assunti che li riguardano, acquisiti dal Titolare o che verranno richiesti in seguito e/o comunicati da terze parti, sono necessari e saranno utilizzati per le finalità di seguito indicate.
Finalità del trattamento
Il Comune di Arezzo tratterà i dati personali conferiti con modalità prevalentemente informatiche e cartacee, che si riferiscono a colui che verrà in contatto o avrà rapporti giuridici con l’Ufficio Servizi Demografici e Statistica per le finalità di interesse pubblico connesse ai procedimenti dell’Ufficio Servizi Demografici e Statistica di seguito indicati, ivi incluse le finalità di archiviazione, ricerca storica e analisi statistiche, in particolare per:
PROCEDIMENTI DI GESTIONE DELL’ANAGRAFE
Normativa di riferimento: Codice civile artt. 43-47, 74-78; L. 1228/1954; Reg. anagrafico DPR 223/1989; Circolare Ministero Interno n. 9/2012; Metodi e norme serie B n.29 e 1992 ISTAT; D.L. 5/2012 conv. L. n. 35/2012; D.L. 47/2014 conv. in L. n. 80/2014; L. 470/1988 (anagrafe e censimento degli italiani all’estero); DPR 323/1989 (Regolamento sull’anagrafe e il censimento degli italiani all’estero); D.Lgs 286/1998; DPR 394/1999; D.Lgs 30/2007; D.L. 22/2019; Legge 722/1954 (Ratifica della Convenzione relativa allo status di rifugiati firmata a Ginevra il 28/07/1951); D.Lgs. 25/2008 (Attuazione della direttiva 2005/85/CE recante norme minime per le procedure applicate negli Stati membri ai fini del riconoscimento e della revoca dello status di rifugiato); D.Lgs. 142/2015; Circolare Ministero Interno 15/2018; L. 76/2016; L. 241/1990; DPR 445/2000
- Mutazione anagrafica per Cambio di abitazione all'interno del Comune;
- Mutazione anagrafica per immigrazione, emigrazione, cancellazione;
- Gestione dell’AIRE (anagrafe italiani residenti all'Estero) e relative variazioni;
- Rilascio di ogni tipo di certificazione o attestazione riferita ai dati depositati presso l’archivio anagrafico cartaceo e digitale;
- Dichiarazione di conferma o di verifica della dimora abituale di residenti;
- Autentiche di firma, autentica di sottoscrizione di dichiarazione sostitutiva di atto notorio di competenza dell'Ufficiale di Anagrafe, autentica di documenti, anche presso il domicilio per i cittadini impossibilitati a recarsi in ufficio;
- Convivenze anagrafiche: istituzione, modifiche, cessazione;
- Dichiarazione di convivenza di fatto;
- Richiesta di variazione di dati anagrafici;
- Statistiche demografiche;
- Gestione anagrafe dei pensionati;
PROCEDIMENTI DI GESTIONE DELLA TOPONOMASTICA
Normativa di riferimento: Codice civile artt.43-47, 74-78; L. anagrafica 1228/1954; Reg. anagrafico DPR 223/1989; Metodi e norme serie B n. 29 e 1992 ISTAT
- Attribuzione di nuovo numero civico
- Revisione toponomastica
- Intitolazione nuove aree di circolazione
PROCEDIMENTI ELETTORALI
Normativa di riferimento; L. 8/3/1951 n. 122; L. n. 287 10.04.1951 (giudici popolari); D.P.R. 30/3/1957 n. 361; D.P.R. 16/5/1960 n. 570; DPR 223/1967; L. 17/2/1968 n. 108; L. 25/5/1970 n. 352; L. 24/1/1979 n. 18; L. n. 95 del 08.03.1989 (scrutatori); Legge 21/3/1990 n. 53 (certificazioni elettorali, Presidenti di seggio); L. 104/1992 (voto assistito); D.Lgs. 30/12/1993 n. 533; DPR n. 299 del 08.09.2000 (tessere elettorali); Legge n. 17 del 5/02/2003 (voto assistito); Legge 27/01/2006 n. 22 e Legge 46/2009 (voto domiciliare);
- Domanda di voto domiciliare;
- Domanda annotazione voto assistito;
- Formazione e tenuta degli albi Giudici Popolari, Presidenti di seggio e Scrutatori;
- Rilascio certificazioni elettorali anche a sottoscrittori liste candidati, referendum, e proposte di legge d'iniziativa popolare;
- Rilascio tessera elettorale;
- Rilascio copie liste elettorali;
- Pubblicazione degli adempimenti a seguito di revisione delle liste elettorali
PROCEDIMENTI DI GESTIONE DELLA LEVA MILITARE
Normativa di riferimento: Decreto Legislativo n. 66 del 15/03/2010 D.M. 20.9.2004
- Rilascio certificazioni esito di leva;
- Rilascio certificati di iscrizione nella lista di leva;
- Formazione della Lista di Leva, per anno di nascita degli iscritti, nonostante che questi siano sospesi dalla chiamata alle armi;
PROCEDIMENTI DI NOTIFICA E PUBBLICAZIONE ATTI
Normativa di riferimento: DPR 396/2000, L.470/1988, L. 69/2009; DPR 600/1973;
- Pubblicazione all’Albo pretorio on line;
- Notificazione atti Artt. 138 e ss. c.p.c.;
PROCEDIMENTI DI GESTIONE DELLO STATO CIVILE
Normativa di riferimento: Artt. 48- 342, 449-455 e 2699 Codice Civile; L. 1159 del 24.06.1929; R.D. 289 del 28.02.1930; L.241/1990; Legge n. 91 del 5.2.1992; L. 218 del 31.05.1995; DPR 572 del 12.10.1993; Legge 94 del 15.7.2009; Legge n. 91 del 5.2.1992; DPR 396 del 3.11.2000; L. 76/2016 (unioni civili); L.162/2018 (separazione e divorzio)
- Redige gli atti di stato civile contenuti nei Registri di nascita, matrimonio, unione civile, morte e cittadinanza;
- In materia di nascita: riceve le dichiarazioni di nascita e riconoscimento prenatale e successivo; trascrive: gli atti di nascita dei cittadini italiani residenti nel comune e nati all’estero, i provvedimenti di adozione, di cambio nome, di cambio sesso;
- In materia di matrimonio: verifica i requisiti dei futuri sposi con le pubblicazioni di matrimonio sia destinate al matrimonio civile, che al concordatario e all’acattolico, celebra il matrimonio civile, trascrive i matrimoni concordatari ed acattolici, trascrive i matrimoni dall’estero relativi a cittadini italiani residenti nel comune;
- In materia di unione civile: verifica i requisiti dei futuri uniti civilmente con la redazione dell’apposito verbale, costituisce l’unione civile, trascrive i matrimoni fra persone dello stesso sesso e le unioni civili costituite all’estero;
- In materia di morte: redige gli atti di morte dei decessi avvenuti nel comune, trascrive gli atti di morte dei residenti deceduti in altri comuni o all’estero, rilascia il permesso di seppellimento, di cremazione, di dispersione e di affidamento delle ceneri;
- In materia di cittadinanza: riceve le dichiarazioni di domanda di acquisto e riacquisto di cittadinanza italiana (nei casi previsti dalla normativa); trascrive le perdite di cittadinanza italiana, riceve i giuramenti per l’acquisto della cittadinanza italiana e trascrive i decreti di acquisto di cittadinanza concesso dal Presidente della Repubblica e dal Prefetto;
- Si occupa, inoltre, della formazione degli atti di riconciliazione dopo separazione personale, di separazione e divorzio dinanzi all’Ufficiale dello stato civile, di dichiarazione di mantenimento delle generalità per i maggiorenni a seguito di riconoscimento successivo;
- Riceve gli atti di negoziazione assistita dagli avvocati per le pratiche di separazione e divorzio e si occupa della loro trascrizione;
- Riceve le sentenze dall’estero in materia di diritti personalissimi quali: riconoscimento giudiziale, disconoscimento giudiziale, separazione personale, divorzio e altro e si occupa della loro trascrizione;
- Riceve dal Tribunale per i Minorenni le sentenze di adozione di minori e provvede alla loro trascrizione;
- Riceve dal Tribunale ordinario le sentenze per adozione in casi speciali e di maggiorenni e provvede alla loro trascrizione;
- Riceve dal Tribunale ordinario i decreti per la formazione di atti mancanti o per la rettifica di atti esistenti e provvede con trascrizioni e correzioni;
- Riceve dalla Prefettura i decreti di cambio di cognome e prenome e provvede alla trascrizione;
- Riceve dai cittadini le DAT (c.d. testamento biologico) e provvede a trasmetterlo al Ministero della Sanità;
- Aggiorna i Registri di stato civile con annotazioni previste per legge di modifica di status dell’intestatario e le variazioni/integrazioni rispetto all’evento attestato nell’atto;
- Comunica all’Ufficiale d’anagrafe gli eventi relativi ai cittadini residenti nel comune ed agli Ufficiali di stato civile degli altri comuni italiani gli eventi avvenuti nel comune che hanno riguardato i loro residenti;
- Rilascia certificazioni dagli atti in deposito nei Registri di stato civile del comune.
PROCEDIMENTI DI RILEVAZIONE STATISTICA
Normativa di riferimento: Regio Decreto Legge n. 222/1927; L. n. 689/1981; D. Lgs. 9.6.1989 n. 322, artt. 7, 11 e 13; art.2222 Codice Civile
- Indagini Istat campionarie di rilevazione statistica sulle famiglie;
- Indagine mensile sulla rilevazione dei prezzi al consumo;
- Censimento della popolazione e delle abitazioni;
- Censimento delle istituzioni pubbliche;
- Censimento dell’agricoltura,
- Accertamento violazione obbligo di risposta rispetto ad indagine censuaria o statistica ed avvio procedura sanzionatoria;
- Individuazione rilevatori statistici e censuari;
In base al seguente combinato disposto normativo: Reg. 679/2016, Codice di deontologia e di buona condotta per il trattamento dei dati personali a scopi statistici e di ricerca scientifica, effettuati nell’ambito del Sistema Statistico Nazionale (Allegato A.3 del D. Lgs. 196/2003 Provvedimento del Garante n. 13 del 31.07.2002), D. Lgs.196/2003 come modificato dal D.Lgs 10 agosto 2018 n.101:
- titolare del trattamento dei dati personali per le attività di rilevazione statistica promosse dall’Istat è l'Istat,
- Responsabili del trattamento dei dati personali ai sensi dell'art.28 del reg. UE n. 679/2016 sono, per le operazioni di rispettiva competenza, il Direttore Centrale dell'Istat per le Statistiche sociali e il Censimento della popolazione e il Direttore centrale per la Raccolta dei dati, i Responsabili degli Uffici Territoriali di Censimento, degli Uffici provinciali di Censimento e degli Uffici Comunali di Censimento.
Con la sottoscrizione del contratto di affidamento dell’incarico di esecuzione dell’indagine statistica , il Rilevatore è designato , ai sensi e secondo quanto previsto dell'art. 4 n.10 del reg. UE n. 679/2016, ”Terzo soggetto incaricato del trattamento dei dati personali” ed in quanto tale deve attenersi alle istruzioni contenute nel contratto dirette a garantire il buon andamento delle attività censuarie ed il rispetto della normativa in materia di protezione dei dati personali e di tutela del segreto statistico.
Modalità del trattamento
Il conferimento dei dati presenti nei campi NON contrassegnati da asterisco è obbligatorio: il loro mancato inserimento comporta la non ricevibilità della domanda.
Il rilascio dei dati presenti nei campi contrassegnati da asterischi (**) è facoltativo: pur potendo risultare utile per agevolare i rapporti con il Comune, e la loro mancata indicazione non pregiudica il completamento del procedimento.
Il trattamento di tali dati avviene tramite l’inserimento in banche dati autorizzate e l’aggiornamento di archivi cartacei ed informatici. Le informazioni in tal modo raccolte possono essere aggregate, incrociate ed utilizzate cumulativamente.
Il trattamento dei dati è eseguito attraverso strumenti informatici e/o supporti cartacei, ad opera di soggetti debitamente autorizzati ed impegnati alla riservatezza, con logiche correlate alle finalità e, comunque, in modo da garantire la sicurezza e la protezione dei dati. I dati acquisiti dal Comune di Arezzo saranno trattati nel rispetto dei principi di liceità, correttezza e trasparenza, così come espressi dall’art. 5 del regolamento UE 679/2016.
I dati raccolti non saranno oggetto di divulgazione e di diffusione a terzi, se non nei limiti imposti in materia amministrativa (ad es. diritto di accesso, etc.).
Base giuridica del trattamento
Il trattamento dei dati da parte del Titolare è lecito in base alle seguenti condizioni:
- art. 6, comma 1, lett. b) Regolamento UE 679/2016: il trattamento è necessario all’esecuzione di un contratto di cui l’interessato è parte;
- art. 6, comma 1, lett. c) Regolamento UE 679/2016: il trattamento è necessario per adempiere un obbligo legale al quale è soggetto il titolare del trattamento;
- art. 6, comma 1, lett. e) Regolamento UE 679/2016: il trattamento è necessario per l’esecuzione di un compito di interesse pubblico o connesso all’esercizio di pubblici poteri di cui è investito il titolare del trattamento.
Comunicazione e diffusione dei dati
I Vostri dati personali potranno essere comunicati a soggetti terzi a noi conosciuti solo ed esclusivamente per le finalità suddette ed, in special modo, alle seguenti categorie di destinatari:
- Enti e Pubbliche amministrazioni per adempimenti di legge e per finalità istituzionali;
- Società esterne e Professionisti che svolgono servizi per nostro conto in qualità di Responsabili Esterni o di autonomi Titolari del trattamento;
In conformità alla legge n. 69 del 18 giugno 2009 sull'Albo Pretorio On Line e al D.lgs n. 33/2013 e successive modifiche sulla Trasparenza delle Pubbliche Amministrazioni, il Comune di Arezzo dovrà pubblicare on line i dati personali degli interessati, seguendo le indicazioni di legge e rispettando i limiti in essa previsti.
Durata del trattamento e conservazione dei dati
I dati personali degli interessati saranno conservati per il tempo necessario allo svolgimento dei rapporti sussistenti tra le parti e per l’adempimento dei relativi obblighi, ferma la conservazione degli stessi a norma di legge vigente, spirati i quali verranno cancellati o distrutti.
Diritti dell’interessato
In qualsiasi momento, gli interessati potranno esercitare i diritti di cui agli artt. 15 e ss del regolamento UE 679/2016, presentando un’istanza all’indirizzo email privacy@comune.arezzo.it
Il modulo per l’esercizio dei diritti e le istruzioni sono disponibili al seguente link https://www.comune.arezzo.it/modulistica/protezione-dei-dati-personali-esercizio-dei-diritti-degli-interessati
Gli interessati potranno, altresì, proporre reclamo all’Autorità Garante per la protezione dei dati personali nei modi e nei casi previsti.
Responsabile della protezione dei dati (Data Protection Officer - DPO)
Il Comune di Arezzo ha nominato un DPO e i suoi dati sono pubblicati nel sito istituzionale:
https://www.comune.arezzo.it/privacy-policy
Titolare del trattamento
Comune di Arezzo, con sede in Piazza della Libertà n. 1 - 52100 Arezzo
PEC: rdp.comunearezzo@postacert.toscana.it; Centralino: +39 05753770
Email: privacy@comune.arezzo.it