Attività, funzionamento e servizi:
Protocollazione e archiviazione
Presso il protocollo avviene la ricezione e il successivo smistamento della corrispondenza indirizzata all'Amministrazione comunale per il tramite dei servizi postali.
Il servizio Archivio e Protocollo è responsabile della tenuta del Registro di Protocollo Generale, mediante un sistema informatico di gestione documentale. Il servizio sovrintende pertanto alla gestione del protocollo informatico, cura l'archiviazione degli atti di sua competenza, coordina le politiche archivistiche dei singoli uffici del Comune di Arezzo.
L'Amministrazione Comunale di Arezzo ha così organizzato la gestione dei flussi documentali. E' oggi prevista una unica Area Organizzativa Omogenea (AOO), che raccoglie un insieme di unità organizzative (UO), che usufruiscono in modo coordinato degli stessi servizi per la gestione dei flussi documentali. Il protocollo generale garantisce la corretta ricezione dei documenti in entrata associando a questi ultimi un'unica sequenza numerica tramite l'attribuzione del progressivo di protocollo.
Il Comune di Arezzo, venendo incontro a esigenze di celerità e tempestività dell'azione amministrativa, ha adottato una protocollazione decentrata per i documenti in uscita.
Le modalità di gestione dei flussi documentali sono descritte nel Manuale di gestione del protocollo informatico dei flussi documentali e degli archivi, approvato con Deliberazione di Giunta Comunale 588 del 20.10.2009.
Deposito e ritiro atti
Presso l'Ufficio Protocollo vengono depositati, ai fini del ritiro, gli atti giudiziari notificati ai cittadini dagli Ufficiali Giudiziari e dal Servizio Notifiche del Comune di Arezzo, secondo le modalità previste dalla legge.
Consegna gare
Presso il protocollo generale avviene la ricezione delle offerte per le gare d'appalto.
Postalizzazione
Il protocollo si occupa della spedizione della corrispondenza in uscita per conto dell'intera struttura amministrativa.
Il protocollo generale sovrintende alla gestione della casella istituzionale di Posta elettronica certificata (PEC) del Comune di Arezzo (comune.arezzo@postacert.toscana.it), sia per la ricezione che per l'invio di documenti in formato digitale.
Ufficio Competente:
Dove rivolgersi: