Prot. n. 160106/A.8/1/2003

 

 

 

Arezzo, 18 dicembre 2003

 

 

 

 

 

 

 

Ai Direttori

di Area e di Ufficio

 

Alle Segreterie

di Sindaco e Assessori

 

Sede

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Oggetto: Adempimenti di fine-anno relativi alla gestione dei fascicoli.

 

 

         Nell'imminenza della fine del 2003, anche a richiesta di alcuni direttori e operatori dell'Ente, si ricordano gli adempimenti da adottare in connessione con il cambio di anno, relativamente all'argomento in oggetto.

 

         In primo luogo si raccomanda di chiudere (e di registrare la chiusura mediante il programma di gestione del protocollo) i fascicoli 'classificati' relativi alla gestione corrente dell'ufficio o del servizio: ad. es. inerenti al personale e alle risorse finanziarie del servizio stesso, alla corrispondenza generica e simili. Prima dell'apertura dei fascicoli di tale natura per l'anno 2004 si raccomanda di elaborare un prospetto orientativo, tenendo conto delle esperienze maturate nel corso del 2003 e correggendo le eventuali anomalie (fascicoli poveri di documenti o, al contrario, eccessivamente ricchi e complessi). Per evitare equivoci, d'ora in avanti diviene indispensabile indicare nella segnatura dei documenti anche l'anno solare del fascicolo: es. A.01/1/2004. Si raccomanda di formulare l'oggetto dei nuovi fascicoli in modo da far risultare con immediatezza la natura dell'affare e il servizio titolare del medesimo.

 

         Naturalmente resteranno aperti anche nel 2004 (e, se necessario, negli anni successivi) tutti i fascicoli relativi ad affari, progetti, procedimenti non conclusi, nei quali continueranno ad affluire i relativi documenti fino alla definitiva conclusione dell'affare.

 

         Si coglie l'occasione per ricordare alcuni obblighi posti dal Dpr 445/2000. In primo luogo che "sono oggetto di registrazione obbligatoria i documenti ricevuti e spediti dall'amministrazione e tutti i documenti informatici" (art. 53, comma 5); inoltre che sia la registrazione, sia la segnatura di protocollo debbono essere eseguite secondo le modalità indicate negli artt. 53 e 55.

 

         Parimenti si ricorda che sono obbligatorie anche "le operazioni di classificazione" dei documenti (art. 56, comma 1) ovvero che soltanto "la corretta organizzazione dei documenti nell'ambito del sistema di classificazione d'archivio adottato" (titolario) può "fornire informazioni sul collegamento esistente tra ciascun documento ricevuto dall'amministrazione e i documenti dalla stessa formati nell'adozione dei provvedimenti finali" e quindi "consentire (...) l'accesso alle informazioni del sistema da parte dei soggetti interessati" (art. 52, comma 1), come prescritto dalla normativa. Una rigorosa gestione dei documenti e dei fascicoli diverrà per altro indispensabile, anche sul piano organizzativo, con l'espandersi dell'uso dei documenti informatici (con firma digitale e quindi privi di supporto cartaceo), uso raccomandato ed incoraggiato per fini di semplificazione amministrativa.

 

         Si ricorda infine che gli uffici che ne avessero necessità possono richiedere all'Ufficio protocollo e servizi archivistici il trasferimento all'archivio di deposito dei fascicoli e delle serie documentarie relative a procedimenti conclusi (Dpr 445/2000, art. 67, commi 1-3).

 

         Si raccomanda di mettere con tempestività il personale dell'ufficio (e in particolare gli addetti alla gestione del protocollo e dei flussi documentali) al corrente dei contenuti della presente circolare.

 

         Grato per la collaborazione, porgo cordiali saluti e auguri per le imminenti festività.

 

 

Il Direttore dell'Ufficio responsabile

del Servizio per la tenuta del protocollo

(dott. Luca Berti)

 

 

 

 

Post scriptum. La normativa di riferimento, le deliberazioni e le precedenti circolari inviate agli uffici, il titolario di classificazione e il manuale di gestione dei documenti sono pubblicati nel sito dell'Amministrazione all'indirizzo www.comune.arezzo.it/archiviostorico/index.html, sotto la voce "Protocollo Informatico" della homepage.