Prot. (gen.) n. 46157/A.8/1/2003
Arezzo, 16 aprile 2003
Ai Direttori
di Area e di Ufficio
Alle Segreterie
di Organi ed Assessori
Sede
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Oggetto: Precisazioni in ordine alla gestione dei documenti.
Faccio seguito alla lettera circolare del 23 dicembre 2002 (prot. gen. n. 104997, oggetto: "Innovazioni nella gestione dei documenti") per fornire sull'argomento - alla luce dell'esperienza maturata nell'applicazione delle nuove procedure - le seguenti precisazioni, per altro richieste da diversi uffici.
1) Aggiornamento ed uso del titolario.
A seguito delle esigenze emerse dopo il 2 gennaio 2003, il titolario di classificazione dei documenti è stato ripetutamente ritoccato con l'aggiunta della classe comune D.8 ("Fiscalità passiva") e di altre classi di uso esclusivo di singoli uffici, oltre che con una più analitica descrizione del "titolo" di altre classi. Del titolario vigente si invia in allegato una copia aggiornata, che sostituisce a tutti gli effetti quella a suo tempo diffusa.
In ordine all'apertura dei fascicoli si raccomanda di individuare la classificazione più opportuna con riferimento alla funzione dell'ente svolta attraverso i documenti che andranno ad inserirsi nel fascicolo, tenendo conto del rapporto di successione gerarchica esistente tra categorie e classi del titolario. Nella formulazione dell'oggetto del fascicolo, si raccomanda di far emergere - in modo chiaro, immediato e sintetico - sia il contenuto del fascicolo stesso, che l'ufficio/servizio operante.
Si ricorda inoltre che il primo ufficio assegnatario per competenza di documenti esterni ha facoltà di modificare la classificazione attribuita ai documenti dal servizio protocollo, qualora la stessa non risultasse rispondente ai criteri di gestione della documentazione datisi dall'ufficio stesso; tale variazione della categoria e della classe si effettua al momento dell'inserimento del documento nel fascicolo (funzione "C" del programma gestione protocollo).
2) Indicazione della classificazione dei documenti.
Si raccomanda di apporre sempre sui documenti registrati a protocollo o in altro registro particolare (registri delle deliberazioni, dei provvedimenti, dei decreti, delle ordinanze, delle fatture, ecc.) - oltre al corrispondente numero identificativo - anche la classifica del documento in forma completa ossia categoria, classe, fascicolo, anno di apertura del fascicolo (esempio: Prot. gen. n. xxxxx; Classifica: A.1/18/2003), "a macchina" negli originali, "a penna" nelle copie ricevute.
3) Identificazione del fascicolo.
Si ricorda che nel programma in dotazione, il fascicolo viene indifferentemente identificato:
a) da categoria, classe e fascicolo, attribuiti dall'utente in base al titolario;
b) da un numero progressivo di matricola ("identificativo interno"), attribuito automaticamente dal programma e necessario per lo svolgimento di alcune operazioni informatiche.
Si raccomanda pertanto di annotare entrambe le identificazioni sulla copertina del fascicolo.
4) Protocollazione dei documenti esterni.
Si raccomanda di registrare il destinatario, dei documenti esterni in uscita, con l'indicazione nei relativi campi:
- se persona fisica, di cognome, nome, Comune di domicilio, con omissione di titoli di qualsiasi natura (onorifici, scolastici, di cortesia, ecc.) ed evitando abbreviazioni;
- se ente, associazione, ecc., della ragione sociale e del Comune di domicilio;
in entrambi i casi tali elementi ed il relativo codice sono ottenibili attraverso la funzione "F9" ("anagrafica"), procedura che si raccomanda di usare per rendere uniformi le registrazioni.
Con le stesse modalità sono invitati a registrare il mittente gli uffici abilitati alla protocollazione dei documenti in entrata.
5) Protocollazione dei documenti interni.
Si raccomanda di registrare a protocollo (generale) tutti i documenti interni non irrilevanti, anche al fine di consentirne la presa in carico all'ufficio destinatario. Si ricorda che i documenti interni debbono essere registrati con indicazione:
- della lettera "I" nel campo arrivo/partenza;
- dell'ufficio scrivente nel campo mittente/destinatario;
- dei codici dell'ufficio/i destinatari nel campo corrispondente interno [ai codici si può accedere da tutte le "maschere" del programma compiendo le seguenti operazioni in successione: attivazione del tasto "F6", selezione del codice tabella "PRCI", operazione di consultazione (="L")].
6) Protocollazione dei documenti diretti all'esterno ed all'interno.
I documenti di questo tipo debbono essere considerati documenti esterni e di conseguenza protocollati indicando la lettera P nel campo arrivo/partenza e gli estremi del primo destinatario nel campo mittente/destinatario. Gli altri destinatari verranno registrati (nella maschera supplementare attivata apponendo la lettera "S" nell'adiacente campo altri) nel modo seguente: a) nel campo dati dei soggetti gli altri destinatari esterni, identificati dai rispettivi estremi; b) nel campo codice del destinatario interno i destinatari interni, identificati dai rispettivi codici e dall'indicazione "CORR INT" da inserire nell'adiacente campo ente/AOO.
7) Protocollazione dei documenti interni diretti a gruppi di "uffici".
Per facilitare la registrazione dei documenti interni diretti a gruppi di "uffici" sono stati creati, dal Servizio Informativo, i seguenti codici di gruppo da indicare nel campo corrispondente interno:
SINASS = Sindaco e assessori,
CGRCONS = Capigruppo consiliari,
CAREE = Coordinatori di area,
DAREE = Coordinatori di area+Direttori di area,
UFF-SER = Direttori di ufficio e servizio,
CIRC = Circoscrizioni.
In proposito si pone in evidenza:
a) che il relativo codice sottende tutti i soggetti del gruppo;
b) che la registrazione dei destinatari di più gruppi si opera attraverso il campo altri, posto a fianco del campo corrispondente interno;
c) che i codici sottesi a ciascun gruppo possono essere visualizzati a terminale con la procedura di cui al precedente punto 5 (tabella codici "PRCM" ossia "corrispondenti multipli").
8) Classificazione delle proposte di deliberazione.
D'intesa con l'Ufficio Atti e Regolamenti, si è individuato nella fase di gestione della proposta di deliberazione il momento più opportuno per l'individuazione della classificazione dell'atto. In caso di approvazione, tale elemento verrà automaticamente consolidato nell'atto deliberativo; in caso contrario, resterà un fondamentale strumento di ricerca. Di conseguenza gli uffici sono chiamati:
a) ad inserire categoria, classe e fascicolo nei campi appositi, attraverso il sottosistema "S2" (gestione proposte, lavoro "F"-gestione fascicoli), dopo la registrazione della proposta di deliberazione, e
b) ad indicare la classificazione sulle copie cartacee della proposta di deliberazione inoltrata all'organo deliberante.
9) Classificazione delle fatture.
Si ricorda che in base alla normativa vigente anche le fatture - al pari di tutti gli altri documenti soggetti a registrazione particolare - debbono essere classificate e fascicolate. La registrazione (informatica) di tali dati avviene attraverso il sottosistema di area "F1" ("Finanziaria"), mediante le seguenti operazioni:
- ramo 4 ("sezionale beneficiari");
- funzione X ("inserimento su fascicolo" e successivo inserimento nel campo cod. fornitore del codice del fornitore (annotato dall'Ufficio Ragioneria sulla fattura) e nel campo num. documento degli elementi identificativi della fattura (anno, numero, tipo; es.: 03, 48, fa);
- funzione X ("documenti altrimenti registrati");
- funzione I ("inserimento) ed indicazione del numero di matricola del fascicolo nel campo id. interno;
- conferma dell'operazione, mediante "si" nel relativo campo, previa verifica della correttezza dei dati inseriti.
10) Gestione dell'archivio di deposito.
Si raccomanda agli uffici di tenere fisicamente separati i fascicoli relativi agli affari chiusi prima del 31 dicembre 2002 - e per conseguenza già facenti parte a quella data dell'archivio di deposito - dai fascicoli relativi agli affari ancora correnti, al fine di favorirne una corretta gestione presente e futura, stanti le diverse modalità di organizzazione dell'archivio comunale a decorrere dal presente anno solare. Come anticipato, i fascicoli relativi ad affari ancora in corso alla data del 1 gennaio 2003 andranno a confluire in quelli aperti secondo le nuove procedure.
Cordiali saluti.
Il Direttore dell'Ufficio responsabile
del Servizio per la tenuta del protocollo
(dott. Luca Berti)
Allegato: Titolario di classificazione dei documenti (in uso dal 1.1.2003, aggiornato al 31.3.2003).